ケース会議・サービス担当者会議
いろいろな言い方はありますが、福祉サービスを提供する上で連携は欠かせないものであり、連携するうえで一同が集まる会議の場はとても重要な場面です。
しかし、重要な会議も開催の仕方を誤ってしまうと参加者が何も得るものがないまま終了してしまうこともあります。
今回は多機関との連携のための会議を有益な時間にするために必要なことを準備・当日・終了後に分けてご紹介します。
事業所内部で行う会議にも使える内容も多いので、ぜひご覧いただき限られた会議時間を最大限活用していただければと思います。
・会議は準備が最も大事
・会議で避けたいことは、「解釈のズレ」
【準備編】
会議は何より準備が大切。
これはどの会議でも言えることですが、会議が成功に終わるかどうかは開催前の準備で半分以上は決まると言えます。
１．だれが会議開催してもOK
連携するうえで、基本的には
トータルコーディネート役→相談支援専門員
事業所内の支援を組み立てる役→サビ管・児発管
となっているため相談支援専門員が会議の開催をすることが多いかと思います。
しかし、相談支援専門員じゃないと会議を開催できないということではありません。
事業所内で見えている課題について他事業所の意見を聞きたいときは、積極的に事業所側から検討の場を持ちたい旨を伝えてセッティングしましょう。
待っているだけでは課題は解決しません。
２．出来る限り本人、保護者も参加
会議には本人や保護者も参加する会議と、本人や保護者が参加しない担当者のみが集まる会議のどちらもあります。
もちろん目的によって参加していただくかどうかを検討するのですが、基本的には本人や保護者が参加出来るよう会議開催の調整をしましょう。
検討しなければいけない内容（例えば家族支援等）によっては本人や保護者が参加せずに行うことも必要ですが、それがスタンダードということではありません。
本人や保護者のことを話し合うのですから、本人や保護者が参加するのが基本です。
もちろん参加いただく場合は本人の負担も考えて冒頭のみの参加や、開催場所を工夫するなどの検討も必要です。
出来るだけ透明性のある支援をするためにも、本人や保護者が参加することを基本として会議をセッティングしましょう。
３．会議の目的を明確にする
会議の準備で最も大切なことは
この会議は何のために行うのかということを明確にすることです。
当たり前と思われるかもしれませんが、「呼ばれたから、よくわからないけど何となく来た」という参加者なんていないと言い切れるでしょうか？
会議を開催する側は、課題点も検討したい点も明確に見えています。
しかし、いろいろな立場が集まる会議ではそれぞれの思考や視点があり、必ずしも最初から統一されているものではありません。
統一していないからこそ会議を行うのです。
・参加者に会議の趣旨を明確に伝える
・検討に必要な情報はできるだけ事前に提供する。（もちろん許可を取って）
・会議で触れてほしいこと・期待する発言等があれば事前に伝える
話し合う上で必要となる情報（資料等）はできるだけ会議前に共有して、同じ情報量で会議に参加していただくことが大切です。
また、会議内で触れてほしいことやこういった立ち位置での発言を期待していることなどもあれば、事前に伝えておくことで会議の進行がスムーズになります。
これらの準備を行うことで、全員が同じスタートラインに立てます。
【当日編】
これまで会議の準備をしっかりとしてきて、いよいよ本番です。
会議のスタートラインに立った当日は何をすべきかを整理していきましょう。
１．目的とゴール、時間を明確にしてから走り出す
いろいろな関係者が集まった会場で進行役になると、焦って検討を進めてしまいがちになるかもしれませんが、まず最初にこの会議の流れと目的（ゴール）を参加者と確認しましょう。
（例）
本日はお忙しい中、お集まりいただきありがとうございます。
会場をお貸しいただきました□□事業所様、誠にありがとうございます。
今日の会議は〇〇さんが生活リズムの乱れから、事業所や学校でも不安定になることも見られるということで、それぞれのご様子を共有しながら今後についての検討をさせていただく場となっております。
この会議で、夏休みを迎えるまでの間でご家庭、事業所、学校それぞれで取り組めることについて決めていきたいと思います。
すでに事前資料でご家庭、事業所、学校の様子はお配りさせていただいておりますが、簡単な補足説明を頂いて検討に入らせていただきます。
本日は△時に終了予定となっておりますので、終了１０分前には検討内容のまとめと次回についての確認を行い、終了とさせていただきたいと思います。
上記のような流れを参考にしてください。
▶目的とゴールを明確にする→参加者全員が主体的に会議に参加できる
▶時間を明確にする→全員が時間を意識して検討を進められる
やはりスタートが肝心です。上記を意識して会議を始めましょう。
２．意見が出しやすい雰囲気作り
いざ会議が始まるとその場の流れをうまくコントロールすることも必要になります。
会議の中では、「あふれる思いを沢山伝えたい方」「人前で話をすることが苦手な方」などいろいろな方がいらっしゃいますので、その場の流れを見てバランスよく発言できるように調整することが望ましいです。
特に本人や保護者は発言しにくいことも多いので、進行役から発言を振るなどの工夫も必要です。
また、場面によっては険悪な雰囲気になることも考えられるでしょう。
「学校の先生がわかってくれない。」「事業所のスタッフがこんなことを言った。」など普段言えないようなことを伝えてくることもあるかもしれません。
そんな時は気持ちを受容しながら「うまくいかないことや意見の相違もあるけど、少しでも良くするために今日の会議がある」ということを改めて伝えて、建設的な対話ができるように進めていきましょう。
３．結論を明確にする
一通り検討も行い支援の方向性も見えてきたところで、そろそろ終了の時間です。
ほっと一安心ですが、ここで気を抜かずにやるべきことは結論を明確にすることです。
同じ場所で同じ話を聞いていたにもかかわらず、話し合った内容の解釈がずれているということが往々にして起こりうるものです。
それを避けるために
例
今日は皆さんから貴重なご意見をいただきありがとうございました。
会議で決まったことを整理させていただきますと、
夏休みまでの間に
自宅では・・・、事業所では・・・、学校では・・・というかたちでそれぞれ取り組んでみることとなりました。
さらにその様子を、連絡帳に記載してそれぞれ共有するということでお願いいたします。
また次回は取り組んでみての振り返りと、夏休みの過ごし方検討のための会議を終業式前に開催させていただきたいと思いますが、よろしいでしょうか？（一同承認）
ではこの会議を終了させていただきます。
本日はありがとうございました。お気をつけてお帰りください。
といったように、会議で決まったことを整理して最後に繰り返し伝えることで解釈のズレを防げます。
「会議に参加しているんだから、確認しなくてもわかっているだろう」は禁物です。
解釈がズレた中で支援がスタートしてしまっては、大変なことになります。
丁寧に確認しましょう。
【終了後編】
会議も終了して「さて違う仕事」となりがちですが、終わった後も丁寧に対応することで会議を開催した効果を高めることが出来ます。
１．議事録とお礼
簡潔なものでいいので議事録を共有することで、さらに解釈のズレを防ぐことが出来ます。
参加者と意見の概要、結論等を簡潔にまとめて書面に残すようにしましょう。
尚、会議録は進行役が作らなければいけないということもありません。
会議開催準備段階でお願いできそうな方がいればお願いしても良いと思います。
どちらにせよ出来るだけ手間をかけずに、記録に残すことを目指しましょう。
議事録をメール等で送る際に、先日の会議のお礼の言葉や次回のお願いなどもつけると今後の会議もやりやすくなるでしょう。
２．事業所内での共有
会議に参加した立場として重要な仕事の一つが、事業所内で共有することです。
せっかく共有した情報や、決まった取り組みも１人だけが理解しているだけでは十分な意味を持ちません。
事業所全体で理解することで、会議で話した内容が最大限活用されます。
まとめ
多機関連携に必要なケース会議についてご説明させていただきました。
自分が会議を開催するイメージを掴んでいただけたでしょうか？
連携した支援には会議は欠かせません。
そして会議は準備が最も大切であり、話し合ったあとに参加者の解釈がズレることを避けるために丁寧な確認が必要であることをご理解いただければと思います。
建設的な対話を積み重ねて、よりよい未来に繋げていきましょう。
