こんなことに困っていませんか？
・記録を入力するのに時間がかかる
・情報が整理されておらずバラバラ
・同じことを別な様式に何度も書かないといけない
・事業所を移動しての会議が大変
そんな困り感は、ICTを導入することで解決するかもしれません。
厚労省も障害福祉サービスで業務がスムーズに進むために、ICTの導入を推奨しており、
平成 31年度の厚生労働省障害者総合福祉推進事業で、障害福祉サービス事業所における 生産性向上に関する調査研究「障害福祉サービス事業所の I CTを活用した 業務改善ガイドライン」も出されています。
このガイドラインは「初級編」と「実践編」とに分かれていますが、この記事では取り組みやすい初級編の内容をご紹介させていただきます。
また、ガイドラインではどういったツールやアプリを使っているかなどは記載されていないため、ガイドラインの内容だけでは「実際やるときにはどうしたらいいの？」となってしまうかもしれません。
ですので、この記事では僕なりに使えると思うツールも合わせてご紹介させていただきます。
・ICTを活用した業務改善のアイディアがわかる
・利用できる具体的なツールがわかる
a.入力を簡単に
記録にスマートフォン、ヘッドセットを導入
【課題】
パソコンに不慣れなパート職員さんが多く、パソコンでの入力業務に時間と手間がかかっていた。
【解決方法】
・記録においてスマホでも入力できるシステムを導入した。
・ヘッドセットを使って音声入力できるようになった。
グーグルドキュメントは、文書をオンライン上で色々な人と共有できます。共有した文書はPCからでもスマホからでも閲覧修正可能。
また、「ツール→音声入力」を選択するだけで、音声入力ができるようになります。
キーボード入力が苦手な方は、一度試してみてはいかがでしょうか？
グーグルドキュメントは他の人と共有できるだけでなく、同時編集も可能になるので、使い方によってはかなりの効率アップになると思います。これが無料で使えるなんてすごいですよね。
b.勤怠管理をスムーズに
ICカードによる勤怠管理システムを導入 勤務時間が自動計算
【課題】
・紙ベースのタイムカードを使って、それをエクセルに入力し直していた。
・打刻忘れや計算間違いが多かった。
【解決方法】
IC カードによる勤怠管理システムを導入して、勤務時間が自動計算できるようになった。
kinconeは交通系ICカードをタッチするだけで打刻と交通費精算が同時に行えるクラウド型勤怠管理システムです。
Slack、ChatWork、LINE WORKSと連携して打刻できたり、レイアウトも見やすいのが特徴です。
初めて使うものは、使いやすいレイアウトが大切ですよね。
月額1人200円で全部の機能が使えます。コスパが高いですね。
2ヶ月間はトライアルということで無料で使えるので、実際に使って試してみるのもオススメです。
c.情報をまとめよう
グループウェアを導入。全職員のスケジュールを一元化。
【課題】
・情報のやりとりは個人の SNSだったが、セキュリティ面が不安。
・スケジュールはホワイトボードの予定表を使っていた。
【解決方法】
・法人でグループウェアを導入し、スケジュール管理を一元化して全員が情報を見れるように。
・申請書や日報等のフォーマットを統一し、グループウェア上で管理。
・申し送り等、あらゆる情報共有系はSNS 上で管理。
無料の場合→Google（クラウド、カレンダー）
お金をかけたくないという場合はやはりGoogleのサービスが一番かと思います。
クラウド上で書類を共有して管理。グーグルカレンダーを共有してスケジュール管理。ある程度のことはGoogleのサービスで可能です。
しかし、SNSのセキュリティ面やクラウドの容量などどうしても無料では難しい面も出てきます。
有料の場合→Aipo
Aipoは必要な機能を選んで組み合わせて使うことができます。
カレンダーやチャット、タイムカード、ワークフローといった機能ごとに料金が設定されているので、必要な機能だけを選べます。
また、シンプルでわかりやすいので、初めて導入する方でも直感的に操作できるのもメリットかと思います。
無料お試しもありますので、気になった方や興味のある方は試してみてください。
d.同じことを入力しなくてOK
請求システムを導入。実績記録表・請求書・領収書が自動化
【課題】
国保連から支給される標準システムを使っていたが、連動する業務については自動化されておらず、領収書は手書きだった。
【解決方法】
請求システムを導入し、実績記録表・請求書（実費費用含めて）・領収書まで自動。
無料なものもないわけではないですが、請求に関する部分ですので、機能面や安全面なども考えると有料のシステムを導入することをおすすめします。
ほのぼのmoreは機能的に豊富で見やすいところや、移動支援も含めた多岐にわたるサービス種別に対応していることも特徴です。
カスタマイズも可能ですので、効率的な業務のためにぜひご検討いただければと思います。
e.テレビ会議をしよう
離れている拠点間で、情報共有や会議のためにテレビ会議システムを活用
【課題】
拠点が離れており、車での移動だけで 30 分～ 1 時間かかっていた。特に冬場は移動中の事故リスクがあった。
【解決方法】
テレビ会議システムを導入。離れた場所からテレビ会議に参加できるようにした。
オンラインのビデオ通話と言えば、コロナで一気に広まったZOOMが一番かと思います。
使いやすく、慣れていない方でも時間をあまりかけずに使えるようになります。アプリをインストールすることでPCでもスマホでも使えます。
1対１の通話なら無料版でも無制限ですが、複数人の通話だと４０分程度の時間制限があります。
無料版で使えないことはないですが、ブレイクアウトルームなど有料版のみ使える機能もありますので、何回も使うという場合は有料版を検討いただいてもよいかと思います。
まとめ
いかがでしたか？
これくらいならやってみようかな？と思ったものもあったのではないでしょうか？
ZOOMについてはだいぶ幅広く活用されているので、使用したことがある方も多くいるのではないかと思います。
ICTをうまく活用することで、仕事が効率的にできるようになります。
「ICTなんて言われると・・・」
「よくわからないし・・・なんか怖いし・・・」
というような苦手意識がある方も、ぜひ一度試してみてください。
今までのやり方にこだわらず、新しいものを取り入れて変化していくことで、働き方もきっと変わっていくと思います。
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